Diventare Wedding Planner: Lavoro e Carriera nell'Organizzazione di Matrimoni

Il Wedding Planner è il professionista che si occupa della pianificazione e organizzazione di matrimoni, intesi come veri e propri eventi. In qualità di esperto, assiste e consiglia i futuri sposi nel corso dei preparativi e nel giorno delle nozze, coordinando il lavoro degli altri fornitori per garantire un matrimonio perfetto.

Vediamo quindi che cosa significa lavorare come Wedding Planner.

Il primo passo per organizzare matrimoni di successo consiste nell'interpretare correttamente le aspettative dei futuri sposi. Per questo motivo il Wedding Planner deve innanzitutto incontrare e conoscere la coppia per comprenderne i gusti, i desideri, capire qual è il budget a disposizione e quindi elaborare una proposta da sottoporre all'approvazione degli sposi.

Una volta ingaggiato, il Wedding Planner stila un piano definitivo per l'organizzazione del matrimonio, comprensivo di tutti i servizi richiesti e delle relative scadenze.

Tra le prime cose da fare c'è la scelta della location: il Wedding Planner consiglia la coppia nella ricerca di un ambiente che incontri i gusti dei futuri sposi, ma che sia anche adeguato dal punto di vista della struttura: ad esempio, una villa che disponga di spazi al chiuso e all'aperto, utilizzabile con diverse condizioni meteo.

l Wedding Planner è anche chiamato a contribuire alla scelta di un tema o di uno stile per il giorno del fatidico "sì": per un matrimonio in stile country, shabby-chic, romantico, retrò, ecologico... talvolta in collaborazione con un Wedding Designer.

Si occupa della realizzazione di allestimenti unici e originali in base al tema prescelto, suggerisce decorazioni in linea con le ultime tendenze, definisce il layout generale per tutti gli accessori, addobbi e materiale stampato, dalle partecipazioni al tableau de mariage, dal menù ai segnaposti, creando una sorta di fil rouge affinché l’evento risulti stilisticamente coerente.

Inoltre, guida gli sposi nella scelta delle bomboniere e dei wedding favors coordinati ai colori e al tema del matrimonio.

Una volta definiti i dettagli, il Wedding Planner seleziona fornitori di fiducia per l'organizzazione delle nozze e negozia le condizioni contrattuali: dal personale che si occupa dell'allestimento della location ai fioristi per il bouquet e le decorazioni floreali, dal catering per il banchetto ai servizi di noleggio auto per accompagnare gli sposi alla cerimonia e al ricevimento, dal Make-up Artist all'Hair Stylist per la sposa, passando per il fotografo, i musicisti, DJ, cantanti e altri artisti per l'intrattenimento degli invitati durante il party.

Se necessario, si occupa anche del noleggio e trasporto di specifiche attrezzature o della prenotazione di pernottamenti per gli ospiti, gestendo tutti gli aspetti tecnici, logistici e burocratici in vista del grande giorno (prenotazioni, permessi, autorizzazioni...).

In alcuni casi, il Wedding Planner presta assistenza nella scelta dell'abito da sposa e degli accessori, degli abiti delle damigelle, o ancora consiglia lo sposo nella scelta dell'outfit, dagli abiti da cerimonia più tradizionali ai più moderni, per una mise impeccabile. Inoltre, l'organizzatore di matrimoni può anche partecipare alla definizione della lista nozze.

Nel giorno del matrimonio, il Wedding Planner assume la funzione di maestro di cerimonie: definisce nei minimi dettagli la timeline della giornata e assume la "regia" dell'evento, supervisionando l'allestimento e coordinando il lavoro di tutto il personale addetto.

Un bravo Wedding Planner sa gestire in modo efficiente tutta la macchina organizzativa che sta dietro al matrimonio, prevenendo eventuali imprevisti e intervenendo tempestivamente prima che gli sposi abbiano il tempo di accorgersene, affinché tutto proceda secondo i piani.

Ma a volte il lavoro del Wedding Planner continua anche dopo le nozze:

Si occupa ad esempio della spedizione dei biglietti di ringraziamento, della stampa del servizio fotografico e della produzione dei video del matrimonio e in alcuni casi anche dell'organizzazione del viaggio di nozze.

A evento concluso, il Wedding Planner si dedica infine alla valutazione dei risultati in termini di soddisfazione degli sposi e degli invitati e gestisce l’attività di follow-up al fine di migliorare il servizio per gli eventi futuri.

Affidarsi a un Wedding Planner consente di pianificare e realizzare il matrimonio dei sogni delegando ad una figura qualificata le incombenze organizzative più stressanti. In questo modo è possibile dedicarsi esclusivamente alla parte più piacevole dei preparativi, come le prove dell'abito da sposa, l'assaggio delle pietanze per il menù e della torta nuziale, per poi godersi il grande giorno nella certezza di avere al proprio fianco un professionista che ha tutto sotto controllo.

Solitamente il Wedding Planner svolge l'attività come libero professionista autonomo o come collaboratore di agenzie di organizzazione di eventi specializzate in matrimoni.

L'orario di lavoro è molto flessibile e varia in base all'incarico affidato. A volte un Wedding Planner ha a disposizione diversi mesi per l'organizzazione di un matrimonio, a volte invece poche settimane, per cui il lavoro può essere anche molto intenso, soprattutto nei mesi più gettonati per le celebrazioni dei matrimoni.

Anche il giorno delle nozze può rivelarsi estremamente faticoso: il Wedding Planner deve supervisionare tutte le attività e spesso fornire supporto operativo, ad esempio aiutando negli allestimenti, nella sistemazione degli addobbi per la confettata, accendendo candeline, indirizzando gli invitati...

Inoltre, deve essere preparato ad affrontare ogni tipo di imprevisto che possa capitare prima o durante l'evento (errori o ritardi nelle forniture, personale assente, maltempo): sono quindi indispensabili doti comunicative e di mediazione, autorevolezza e soprattutto la capacità di mantenere la calma anche in situazioni di stress.

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Cosa fa un Wedding Planner? Queste sono alcune delle sue tipiche mansioni e responsabilità:

• Incontrare gli sposi per comprenderne i gusti e le esigenze
• Pianificare e organizzare le diverse fasi del matrimonio
• Definire i dettagli per la cerimonia e il ricevimento
• Guidare gli sposi nella scelta della location, del tema, del design di decorazioni, partecipazioni, bomboniere...
• Selezionare fornitori e servizi di qualità, negoziare i contratti e gestire i rapporti con il personale
• Assicurare il rispetto del budget e delle scadenze
• Supervisionare e coordinare tutte le attività durante il matrimonio, gestendo eventuali imprevisti
• Raccogliere feedback e valutazioni di sposi e invitati per migliorare il servizio

Per diventare Wedding Planner non sono richiesti titoli di studio particolari. Risulta però molto utile una formazione nel campo dell'organizzazione di eventi, ad esempio tramite corsi in Event Planning o Event Management che permettono di acquisire competenze in progettazione, marketing e logistica degli eventi, gestione contabile, comunicazione e management. Oppure, si può frequentare direttamente un corso per Wedding Planner, che garantisce una formazione specifica.

In generale, un Wedding Planner professionista deve avere competenze a 360° su tutto quanto riguarda l’evento-matrimonio: scelta dei fornitori e contrattualistica, ambientazione e banqueting, gestione delle risorse e ottimizzazione del budget, galateo del matrimonio. Deve inoltre aggiornarsi costantemente su tutte le novità e le tendenze nel campo del wedding.

La formazione, da sola, però non basta: per diventare un bravo organizzatore di matrimoni è indispensabile l'esperienza on the job, lavorando con sposi veri, coordinando fornitori in carne ed ossa e affrontando problemi reali che possono capitare in ogni cerimonia.

Queste sono le competenze e soft skills richieste per lavorare come Wedding Planner:

• Competenza in wedding planning
• Capacità di coordinamento e direzione di eventi
• Creatività e buon gusto
• Doti organizzative e di leadership
• Capacità comunicative e relazionali
• Autonomia e affidabilità
• Predisposizione al problem solving
• Capacità di multitasking
• Resistenza allo stress
• Flessibilità

La carriera nel campo dell'organizzazione di matrimoni può iniziare in posizioni junior, ad esempio come Wedding Planner Assistant, oppure si può diventare Wedding Planner a partire da un'esperienza professionale nel settore degli eventi (come coordinatore o Event Manager).

Ci sono poi varie declinazioni di questa figura professionale, a seconda della tipologia di servizio offerto: ci si può specializzare nell'attività di consulenza iniziale per coppie di sposi che intendono organizzare le nozze autonomamente (come Wedding Consultant), oppure offrire supporto esclusivamente durante il giorno del matrimonio, come Wedding Coordinator, assumendo la funzione di maestro di cerimonie.

Si può fare carriera anche come Wedding Designer, il "creativo" che si occupa dell'aspetto estetico del matrimonio, dando forma e colore alle idee degli sposi: dalle decorazioni all'illuminazione della location, passando per la grafica delle partecipazioni.

Dopo alcuni anni di esperienza c'è chi decide di aprire un’agenzia di Wedding Planning in proprio, sfruttando la rete di conoscenze con fornitori e professionisti di fiducia (fioristi, fotografi, tecnici delle luci e del suono...).

Ma ci sono anche altre possibilità di carriera: ad esempio, diventare Wedding Manager o responsabile eventi di hotel, ville e residenze storiche che offrono servizi per matrimoni, cerimonie e ricevimenti, o più in generale nel settore dell'organizzazione di eventi.

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Diventare Wedding Planner è la scelta giusta per chi ama i matrimoni e gli eventi e si entusiasma all'idea di organizzare nozze da sogno, speciali e indimenticabili.

La professione richiede spiccate doti organizzative e interpersonali: gli sposi fanno affidamento sul Wedding Planner per arrivare più sereni al grande giorno, nella consapevolezza che un professionista qualificato saprà gestire brillantemente ogni tipo di imprevisto.

Il lavoro è per certi aspetti intenso e faticoso, per la necessità di coordinare tante persone e attività diverse anche sotto stress, ma il successo del matrimonio e la felicità degli sposi sono sicuramente fonte di grande soddisfazione professionale.

Le possibilità di guadagno dipendono molto dal giro di clienti e dal numero di incarichi affidati. All'inizio non è facile, ma i Wedding Planners più bravi riescono con il tempo a farsi un nome nel settore, e magari un giorno partecipare all'organizzazione di matrimoni di personaggi famosi.

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