Cosa Fa l'Assistente Amministrativo (Lavoro, Mansioni e Competenze)

Descrizione del Lavoro di Assistente Amministrativo

Cosa fa l'Assistente Amministrativo

Partiamo dalla definizione:

L'assistente amministrativo è la figura addetta alle mansioni amministrative all'interno di aziende e organizzazioni di ogni tipo, nel pubblico e nel privato. È un ruolo fondamentale in ogni ufficio amministrativo, anche se le mansioni specifiche possono cambiare in base al tipo, alla dimensione e alla struttura della società o dell'ente in cui lavora: imprese private, studi legali, studi medici, uffici pubblici, scuole, ospedali.

Vediamo cosa fa esattamente un assistente amministrativo:

La maggior parte dei compiti dell'impiegato amministrativo è legata alla gestione della documentazione necessaria all'azienda per funzionare in modo efficiente. L'assistente amministrativo crea e compila documenti, inserisce dati (data entry), archivia pratiche e si assicura che tutti gli adempimenti amministrativi vengano disbrigati in modo corretto e puntuale. Si occupa anche di tutto quanto riguarda gli aspetti burocratici e di segreteria, in conformità con le procedure aziendali: smista la posta e le telefonate in entrata e in uscita, stende documenti e lettere, coordina i calendari di riunioni e appuntamenti, gestisce l'agenda e organizza viaggi e trasferte di colleghi e superiori (ad esempio l'agenda dei commerciali o i viaggi del direttore). Ancora, offre supporto ai colleghi dell'ufficio nella soluzione dei problemi amministrativi che possono insorgere, sempre riportando al responsabile amministrativo.

Competenze dell'Assistente Amministrativo

Oltre al supporto amministrativo e di segreteria, all'assistente può anche essere richiesto di fornire supporto commerciale al business: tra i compiti dell'assistente amministrativo commerciale rientrano la gestione degli ordini dei clienti e dei fornitori tramite software gestionali (ad esempio SAP), la preparazione di offerte per i commerciali, la gestione di richieste della clientela, la creazione di presentazioni per la vendita - funzioni simili a quelle del back office commerciale.

Se invece lavora nell'area amministrazione e contabilità, l'assistente amministrativo si occupa anche di attività di fatturazione (attiva e passiva), supporta la redazione del bilancio della società in conformità alla normativa vigente, gestisce il pagamento di tasse, imposte ed altri oneri, e svolge tutte le pratiche amministrative necessarie per una corretta contabilità aziendale, nel rispetto delle procedure interne. In questo caso si parla più propriamente di assistente amministrativo contabile.

In realtà piccole e in assenza di personale dedicato, possono poi essere affidati all'assistente amministrativo anche compiti di altri settori: ad esempio, può svolgere anche funzioni legate all'amministrazione delle risorse umane, come la gestione di ferie, malattie e maternità.

La forma di inquadramento più frequente per un assistente amministrativo è quella di lavoro dipendente, con contratto full-time o part-time a seconda delle esigenze dell'azienda.

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Compiti e Mansioni dell'Assistente Amministrativo

Compiti e mansioni dell'Assistente Amministrativo

Cosa fa l'assistente amministrativo? Ecco le mansioni principali che l'impiegato amministrativo svolge nella sua giornata lavorativa:

  • Disbrigo di pratiche amministrative, nel rispetto delle scadenze
  • Redazione e compilazione di documenti
  • Data entry
  • Archiviazione della documentazione cartacea e/o elettronica
  • Programmazione di riunioni e appuntamenti, gestione dell'agenda
  • Attività di segreteria generale

Nell'adempimento dei suoi compiti, l'assistente amministrativo si assicura che tutto venga svolto secondo il protocollo aziendale e nel rispetto della legislazione vigente.

Come Diventare Assistente Amministrativo? Formazione e Requisiti

Come diventare Assistente Amministrativo

La formazione necessaria per diventare assistente amministrativo è di tipo gestionale ed amministrativo. Dai datori di lavoro vengono quindi valutati positivamente titoli di studio come un diploma di istituto tecnico commerciale (ragioneria), oppure una laurea in materie economiche, in Scienze Politiche o in Giurisprudenza. Per svolgere il lavoro servono infatti competenze in gestione e conservazione della documentazione, ragioneria, economia, contabilità, diritto.

Un assistente amministrativo deve poi conoscere in modo approfondito la normativa in vigore per quanto riguarda il disbrigo di burocrazia e pratiche amministrative, soprattutto per quanto riguarda la Pubblica Amministrazione. Deve inoltre saper utilizzare le apparecchiature per ufficio più diffuse (sistemi telefonici e per videoconferenze, fax, stampanti e fotocopiatrici...) e possedere competenze informatiche, necessarie per usare fogli elettronici, elaborare testi al computer, gestire archivi e database e altre applicazioni (ad esempio software gestionali).

Costituisce requisito preferenziale l'esperienza pregressa come impiegato amministrativo in ambito contabile, commerciale o segretariale, o in altri ruoli assimilabili (back office, data entry...)

Competenze di un Assistente Amministrativo

Le competenze professionali e le qualità personali richieste negli annunci di lavoro per assistente amministrativo sono varie, ecco le principali:

  • Competenza in ambito amministrativo
  • Conoscenza aggiornata delle normative e delle procedure burocratiche
  • Dimestichezza con i principali sistemi informatici e software gestionali
  • Ottime doti comunicative scritte e orali, per gestire in autonomia posta e telefonate
  • Precisione, ordine e attenzione ai dettagli
  • Capacità organizzative
  • Capacità di gestire le priorità e rispettare le scadenze
  • Flessibilità operativa e problem solving
  • Pazienza e affidabilità

Sbocchi Lavorativi e Carriera dell'Assistente Amministrativo

Carriera dell'Assistente Amministrativo

La carriera di un assistente amministrativo tipicamente progredisce verso posizioni di maggiore responsabilità: dopo alcuni anni nella mansione si può diventare capo ufficio (office manager) oppure responsabile amministrativo.

Essendo una figura generalista, l'assistente amministrativo può anche decidere di acquisire competenze specifiche (ad esempio contabilità, payroll e gestione delle risorse umane...) e spostarsi di reparto all'interno della stessa organizzazione. Oppure ancora può focalizzarsi sugli aspetti di segreteria e fare carriera come assistente di direzione o Executive Assistant.

Buoni Motivi per Lavorare Come Assistente Amministrativo

Il vantaggio principale della professione di assistente amministrativo è che permette di avere un lavoro con orari stabili. È adatta alle persone molto organizzate e dotate di grande attenzione ai dettagli.

Inoltre, è un ottimo punto di partenza per una carriera all'interno dell'area amministrazione di un'azienda o nella Pubblica Amministrazione. Dato che quasi ogni organizzazione può avere necessità di un assistente amministrativo, le offerte di lavoro sono molto numerose e diffuse su tutto il territorio.

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