Lavorare Come Capo Ufficio: Mansioni e Competenze

Il capo ufficio, anche conosciuto come Office Manager, è il responsabile delle attività di un ufficio: gestisce persone, mansioni e risorse per assicurarne il perfetto funzionamento.

Ma quali sono nel dettaglio le mansioni di un capo ufficio?

Nel lavoro quotidiano, l'Office Manager assicura il corretto funzionamento di tutte le attività dell'ufficio. In alcuni casi, svolge in prima persona le principali mansioni amministrative, come compilare documenti, gestire pratiche burocratiche, inserire dati (data entry) e archiviare documenti.

Il responsabile dell'ufficio vigila anche sul pieno rispetto delle normative durante lo svolgimento delle varie operazioni. Nel caso sorga un problema, di qualsiasi tipo, è suo compito risolverlo nel minor tempo possibile.

Valuta poi le procedure in vigore, stabilisce obiettivi, priorità e scadenze, e cerca nuovi modi di organizzare il flusso di lavoro per aumentare produttività ed efficienza. In contesti sempre più informatizzati, questo significa anche verificare la necessità di utilizzare nuovi strumenti o implementare software gestionali specifici.

Il responsabile ufficio controlla l'operato del personale attivo nell'ufficio e ne monitora il rendimento in base a indicatori di performance (KPI) stabiliti secondo le esigenze e le politiche aziendali. Ad esempio, in un ufficio commerciale i criteri di valutazione possono essere il numero di appuntamenti fissati e la quantità di vendite concluse.

In qualità di supervisore, il capo ufficio valuta la qualità del lavoro dei suoi sottoposti in modo equo ed efficiente, intervenendo dove individua carenze e spazio di miglioramento. Motiva gli impiegati a fare del loro meglio, li incentiva con bonus legati al raggiungimento di determinati risultati, e pianifica attività di formazione secondo le necessità.

Altre attività del capo ufficio legate alla gestione del personale sono la selezione, l'assunzione e il licenziamento dei dipendenti, e la risoluzione di ogni disputa o controversia tra i membri del team.

Non solo:

Il responsabile ufficio cura i rapporti con i responsabili degli altri settori aziendali, come le Risorse Umane o la Direzione Generale, organizza meeting e riunioni, e prepara report sulle attività e i risultati dell'ufficio che gestisce.

Ha anche mansioni legate alla gestione del budget assegnato all'ufficio. Ad esempio, si occupa di fare gli ordini del materiale necessario alle normali attività amministrative (come cancelleria, carta e consumabili), contatta i fornitori e contratta il prezzo, le date di consegna e i vari termini dell'acquisto. Supervisiona la manutenzione ordinaria delle macchine da ufficio, invia richieste di riparazione o di sostituzione dei dispositivi danneggiati.

A seconda dei contesti, il capo ufficio può anche ricoprire mansioni di ambito contabile, come inviare fatture o controllare il libro paga.

Dove trova lavoro un capo ufficio?

Il capo ufficio lavora come responsabile in moltissimi contesti diversi - in aziende, studi, organizzazioni ed enti pubblici. In pratica, dovunque ci sia una ufficio da gestire: dall'ufficio amministrativo all'ufficio tecnico, dall'ufficio stampa e comunicazione all'ufficio contabile, dall'ufficio commerciale all'ufficio personale, e ancora l'ufficio gestione prenotazioni, ufficio resi, ufficio reclami, e molti altri.

Le mansioni specifiche di un responsabile ufficio possono variare molto a seconda delle dimensioni e del settore della realtà in cui lavora, e dal fatto che sia un ufficio a contatto con il pubblico (front office) oppure no (back office).

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Ecco che cosa fa il capo ufficio:

• Gestisce e organizza il lavoro nell'ufficio
• Pianifica e monitora il flusso di lavoro
• Verifica l'adesione dei processi alle normative in vigore
• Propone miglioramenti delle procedure aziendali
• Gestisce il budget dell'ufficio
• Supervisiona il personale
• Valuta performance e qualità del lavoro dei sottoposti
• Coordina il mantenimento di archivi e database
• Cura i rapporti con i responsabili della altre aree aziendali

Non esiste un percorso specifico per diventare capo ufficio. Più che guardare alla formazione, le aziende tendono a selezionare gli Office Manager tra i propri dipendenti. L'esperienza diretta del lavoro nei rispettivi uffici da gestire è infatti la migliore formazione per chi vuole essere un capo ufficio efficiente. Così, i candidati migliori per il ruolo di capo ufficio amministrativo sono un impiegato amministrativo, un assistente o una segretaria già inseriti nell'ambiente e esperti in tutte le attività dell'ufficio.

Tuttavia, alcune offerte di lavoro possono richiedere un titolo accademico: i più richiesti sono ad indirizzo economico, contabile e amministrativo, o anche in giurisprudenza. Ad esempio, al responsabile di un ufficio legale potrebbe essere richiesta una laurea in Legge.

Chi aspira a diventare responsabile ufficio può migliorare il proprio CV frequentando un corso per Office Manager: si apprendono conoscenze tecniche come gestione del personale, pianificazione e organizzazione del lavoro, tecniche di comunicazione, strategie di gestione e soluzione dei conflitti, oltre a competenze pratiche relative ad esempio alla gestione e conservazione dei documenti, o all'utilizzo di software gestionali.

Le principali competenze di un capo ufficio sono:

• Ottime doti gestionali e organizzative
• Capacità di stabilire priorità, obiettivi e scadenze
• Competenza in people management e valutazione del personale
• Capacità di project management
• Conoscenza dei principali software gestionali
• Capacità informatiche di base
• Doti di leadership
• Doti comunicative e relazionali
• Problem solving
• Spirito di iniziativa e proattività
• Flessibilità
• Capacità di gestire lo stress

Si raggiunge la posizione di responsabile ufficio dopo aver accumulato alcuni anni di esperienza in posizioni subordinate. La maggior parte dei responsabili infatti è stata in precedenza assistente, addetto, impiegato o funzionario nell'ufficio che gestisce. Questo consente di prendere familiarità con le attività, i protocolli, gli strumenti e con gli standard qualitativi richiesti.

Le prospettive di carriera a partire dal ruolo di Office Manager variano a seconda del contesto di lavoro. Si può ad esempio diventare capo di più uffici facenti parte di un'unica business unit, capo area, oppure ancora diventare capo del dipartimento (amministrativo, contabile, legale, tecnico...), tutti ruoli che garantiscono uno stipendio più alto.

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Il lavoro del capo ufficio è indicato per le persone dotate di capacità organizzative e gestionali, e una naturale propensione alla leadership. È un ruolo chiave per assicurare che la routine quotidiana in ufficio proceda senza intoppi, dando l'esempio, la motivazione e il supporto necessario a tutto il team per raggiungere gli obiettivi stabiliti e migliorare costantemente efficienza e produttività.

Le offerte di lavoro per capo ufficio sono numerose e diffuse in realtà di ogni tipo: qualsiasi azienda, società o ente pubblico e privato dotato di un ufficio anche piccolo ha bisogno di un responsabile per coordinare i compiti operativi, organizzativi e amministrativi. Le prospettive di carriera sono positive, e permettono di raggiungere stipendi anche molto competitivi.

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