Una Carriera Come Assistente di Direzione: Cosa Fa e Come Si Diventa Executive Assistant

Descrizione del Lavoro di Assistente di Direzione

Cosa fa l'Assistente di Direzione

L'assistente di direzione affianca i vertici dirigenziali di un'azienda nella gestione quotidiana delle attività, svolgendo principalmente mansioni di carattere amministrativo e organizzativo: si occupa della gestione dell'agenda degli impegni di un Top Manager, della corrispondenza, della redazione di documenti e della loro archiviazione.

La stessa figura professionale è chiamata anche Personal Assistant (PA) o assistente personale, segretaria di direzione, Executive Assistant, Manager Assistant.

Che cosa fa l'assistente di direzione?

L'Executive Assistant non è solo una segretaria dedicata di alto livello, ma è sostanzialmente il "braccio destro" di un manager, direttore, funzionario, CEO. Ne facilita il lavoro svolgendo molte incombenze quotidiane delegabili ma necessarie per il buon andamento del business e funge da primo punto di contatto tra il manager e le altre persone all'interno e all'esterno dell'organizzazione aziendale.

Si potrebbe dire che la PA lavora dietro le quinte per assicurare la perfetta efficienza del proprio capo e per permettere al manager di avere più tempo da dedicare agli affari.

Innanzitutto l'assistente di direzione gestisce l'agenda del proprio responsabile, fissando appuntamenti, meeting e riunioni e ricordandogli scadenze e impegni. Organizza viaggi, spostamenti, pranzi e cene di lavoro, facendo tutte le prenotazioni necessarie per assicurare il corretto svolgimento della trasferta (biglietti aerei e ferroviari, taxi, noleggio auto con conducente, pernottamenti, ristoranti...). Talvolta, viaggia lei stessa e accompagna il manager nei suoi spostamenti nazionali ed internazionali.

La Personal Assistant si occupa poi della gestione della corrispondenza da e verso il suo capo: smista telefonate, email e posta, risponde alle richieste di informazioni, redige lettere e comunicazioni a nome del suo superiore, tiene le relazioni con partner, clienti e fornitori.

Più in generale, filtra le comunicazioni che devono arrivare direttamente al manager, in modo che possa concentrarsi solo sulle più importanti o su quelle che richiedono un suo intervento personale.

Nel caso occupi una postazione al front desk, la segretaria di direzione accoglie i visitatori e li introduce dal suo responsabile secondo il calendario degli appuntamenti.

Competenze dell'Assistente di Direzione

Una Executive Assistant si occupa anche della preparazione di documenti di vario tipo. Ad esempio, redige report e presentazioni per gli incontri del principale, stende i verbali delle riunioni, prepara discorsi e comunicati stampa, testi istituzionali e promozionali, compila moduli e pratiche burocratiche.

A seconda delle competenze specifiche, un'assistente di direzione può essere incaricata della stesura di documenti di tipo contabile e finanziario (note spese, fatture, sollecito pagamenti...).

La segretaria di direzione è poi responsabile dell'archiviazione di pratiche e documenti fiscali e della corretta gestione di banche dati e archivi (cartacei e digitali).

Le concrete mansioni di una Personal Assistant possono variare in base alle dimensioni e all'organizzazione aziendale, al livello del superiore (presidente, amministratore delegato, direttore, Senior Manager...) e alla sua area di appartenenza (vendite, marketing, produzione, amministrazione, risorse umane...), ma soprattutto in base alle specifiche richieste ed esigenze personali del manager che assiste.

Richieste che una brava PA deve saper esaudire o, meglio ancora, anticipare.

Una Executive Assistant infatti può essere incaricata della incombenze più varie, dal ricordare appuntamenti familiari come compleanni e anniversari, acquistare regali e gadget aziendali, fare ricerche su Internet di vario genere, gestire l'iscrizione in palestra o a un corso di aggiornamento professionale.

Dove lavora un'assistente di direzione?

La figura dell'assistente di direzione è frequente soprattutto in aziende ed organizzazioni di grandi dimensioni, come multinazionali e grosse società - realtà con organigrammi strutturati e una complessa scala gerarchica, i cui vertici hanno bisogno di una segretaria e assistente personale per svolgere al meglio le proprie funzioni. La posizione di Personal Assistant o assistente del direttore è però diffusa anche nella Pubblica Amministrazione, in imprese di medie dimensioni e in studi professionali, per affiancare efficacemente i titolari dell'attività.

Proprio perché si lavora a stretto contatto con manager e responsabili ai più alti livelli, con giornate lavorative molto piene e agende tipicamente fitte di impegni, la professione di Executive Assistant richiede eccellenti doti di multitasking e può anche essere stressante. Infatti tutto ruota intorno alle esigenze del proprio capo, e l'assistente di direzione deve essere in grado di fronteggiare nel migliore dei modi qualsiasi problema di business (o imprevisto personale) del manager.

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Compiti e Mansioni dell'Assistente di Direzione

Compiti e mansioni dell'Assistente di Direzione

Le principali responsabilità e mansioni di un'assistente di direzione sono:

  • Organizzare l’agenda del principale
  • Gestire e filtrare la corrispondenza, le telefonate e le visite
  • Organizzare viaggi, spostamenti e prenotazioni
  • Ricordare al capo appuntamenti e scadenze
  • Organizzare meeting, riunioni ed altri eventi in cui è coinvolto il manager
  • Redigere testi e documenti di diversa tipologia
  • Gestire l'archiviazione e la conservazione della documentazione

Come Diventare Assistente di Direzione? Formazione e Requisiti

Come diventare Assistente di Direzione

Ai candidati per la posizione di segretaria o assistente di direzione in genere è richiesta una formazione accademica, per quanto per alcune posizioni entry-level possa essere sufficiente un diploma di scuola superiore.

Le lauree più indicate per intraprendere la professione di Executive Assistant o PA sono ad esempio Economia, Giurisprudenza, Comunicazione, Public Relations.

Esistono anche corsi per assistente di direzione e certificazioni che forniscono tutte le competenze organizzative, relazionali e comunicative necessarie al ruolo di Executive Assistant. I corsi affrontano argomenti come comunicazione scritta, verbale e telefonica, archivistica e gestione documentale, amministrazione e contabilità, informatica (per l'uso di tecnologie e software tipici dell'ufficio).

Oltre ai titoli di studio, vengono valutate molto positivamente l'esperienza pregressa in posizioni di segretariato e le conoscenze linguistiche: il business english è indispensabile per affiancare manager e imprenditori, ma a seconda del settore e del contesto lavorativo può essere utile anche la conoscenza di lingue come tedesco, francese, cinese, russo o arabo.

Competenze di un'Assistente di Direzione

Le competenze e caratteristiche che contraddistinguono una brava assistente di direzione sono:

  • Eccellenti capacità organizzative e gestionali
  • Competenze comunicative verbali e scritte
  • Ottima capacità di time management e di identificare le priorità
  • Capacità di mediazione e autocontrollo
  • Capacità di lavorare in modo indipendente
  • Precisione, efficienza e capacità di problem solving
  • Riservatezza, discrezione e garbo
  • Ottimo standing
  • Resistenza allo stress
  • Flessibilità e capacità di multitasking

Sbocchi Lavorativi e Carriera dell'Assistente di Direzione

Carriera dell'Assistente di Direzione

Spesso si diventa assistente di direzione dopo aver maturato una solida esperienza come segretaria. Oppure, si viene promossi al ruolo a partire da posizioni impiegatizie all'interno dello staff di una segreteria di direzione.

Chi dimostra affidabilità, efficenza e la capacità di agire in sinergia con i manager può fare carriera ad esempio andando a lavorare per prestigiose multinazionali, oppure diventando Executive Assistant di dirigenti e funzionari di livello sempre più alto, fino ad arrivare alle figure di alta direzione (segretaria dell'amministratore delegato o Personal Assistant del CEO).

Un'altra opzione per assistenti di direzione con esperienza è quella di diventare Virtual Assistant o assistente personale online. L’assistente personale virtuale svolge le stesse attività di supporto ai ruoli manageriali di una PA, ma da remoto.

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Buoni Motivi per Lavorare Come Assistente di Direzione

La carriera dell'assistente di direzione è indicata per le persone con grandi doti organizzative, ottime capacità di multitasking e che riescono ad essere allo stesso tempo proattive e discrete, precise e flessibili.

Un ruolo stimolante, in un ambiente di lavoro molto dinamico: una Personal Assistant si occupa di volta in volta di varie attività per alleggerire il carico di lavoro dei dirigenti e si confronta quindi ogni giorno con nuovi compiti e nuove sfide, entrando in relazione con le principali figure decisionali dell'azienda.

Si tratta quindi di un ruolo strategico, a cui corrisponde una retribuzione molto interessante, anche se non sempre viene attribuito alle assistenti di direzione il giusto riconoscimento professionale.

Inoltre, le offerte di lavoro per Executive Assistant sono numerose, in tanti settori diversi, con ottime possibilità di carriera anche a livello internazionale.

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