[rif. f84725502] Office Secretary

Panoramica:

Al momento ci sono progetti in corso in quasi 80 Paesi. MSF è un movimento internazionale formato da 6 Centri Operativi e 24 sezioni ed uffici in tutto il mondo. MSF Italia è una Onlus nel campo medico e umanitario e rappresenta la sezione italiana di Médecins Sans Frontières.

L’Office Secretary assicura supporto per le attività amministrative e organizzative delle sedi, gestisce le relazioni con interlocutori e fornitori esterni e fornisce assistenza ai dipartimenti/settori per le attività di propria competenza.

Responsabilità:

• Accoglienza visitatori e gestione del centralino telefonico: front desk per l’ufficio di Roma, gestione della linea telefonica in particolare per dare informazioni generali su MSF con competenza e professionalità, supportando i dipartimenti, in special modo il dipartimento Raccolta Fondi in relazione ai donatori.
• Protocollo, archiviazione e gestione della corrispondenza (cartacea e digitale): curare lo smistamento della posta in entrata e uscita, avvisando in particolare i referenti in caso di arrivo di raccomandate e pacchi.
• Curare la gestione dei corrieri sia in entrata (Roma) che in uscita (Roma e Milano), del servizio di pony e del servizio di raccomandate, incluse le spedizioni verso il magazzino esterno DHL Fiumicino (inventario, consegne etc).
• Favorire la circolazione di documenti e messaggi: smistamento messaggi ricevuti via mail all’indirizzo della segreteria.
• Gestire i rapporti con agenzia di viaggi e fornitori esterni, specialmente per esigenze particolari (es. viaggi di gruppo, scioperi ecc) legate all’organizzazione di riunioni plenarie, appuntamenti, trasferte speciali (es. primo giorno in sede dei new joiners)
• Supporto alla gestione amministrativa: inserimento dati e aggiornamento anagrafiche (risorse uscenti, new joiners, ecc) sui sistemi in uso all’organizzazione (sito agenzia esterna di viaggi, all staff meetings, ecc).
• Supporto alla consegna e ritiro di card buoni pasto e badge su indicazione delle strutture competenti.
• Invio mensile richieste OSP (occupazione suolo pubblico) ai comuni/enti indicati dall’area Face to Face.
• Supporto diretto per il buon funzionamento delle sedi, inclusa la gestione degli ordini di materiali di consumo per gli uffici.
• Monitoraggio e gestione degli ordini dei materiali di cancelleria per tutte le sedi.
• Focal point per le esigenze relative alla sede di Milano.
• Gestione accesso degli ospiti e personale MSF nelle sedi.
• Assistenza alla preparazione di documenti dedicati a tutto lo staff (es. presentazioni, comunicazioni, mural) per eventi speciali, grandi meeting, plenarie e istruzioni operative.

• Curare l’accoglienza e il ricevimento ospiti fornendo all’occorrenza il materiale informativo di MSF.
• Disponibilità extra-orario in caso di eventi con ospiti esterni.
• Disponibilità a trasferte occasionali, in particolare verso la sede di Milano in caso di eventi (es. Major donors).
• Supportare i dipartimenti in caso di richiesta catering, preparazione sale e spazi ufficio in coordinamento con il General Office.

Qualifiche:

• Conoscenza della lingua inglese (livello minimo B1)
• Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office
• Esperienza nell’uso di un centralino telefonico
• Capacità organizzative, relazionali e comunicative
• Riservatezza, precisione e capacità di gestione delle priorità
• Flessibilità comportamentale
• Pianificazione e Organizzazione

• Conoscenza della lingua francese
• Conoscenza di software gestionali
• Conoscenza terzo settore
• Esperienza come receptionist in altri ETS

CONDIZIONI

Contratto: 12 mesi con potenziale trasformazione a tempo indeterminato secondo le esigenze dell'organizzazione. Part-Time 75%, IV Livello del CCNL del Commercio.

Sede di lavoro: Presso l'ufficio di Roma.